Office Manager (m|w|d)

Befristet, Voll- oder Teilzeit · Köln

19,62 - 25,67 € pro Stunde

Zur Erweiterung unseres internationalen Teams suchen wir neue Kollegen/Kolleginnen:

ab Februar/März 2026.
für unser Trägerbüro am schönen Standort Köln-Widdersdorf.
in Voll- oder Teilzeit, mindestens 25 h/Woche.
als Elternzeitvertretung für ein Jahr mit Aussicht auf Übernahme.

Wir freuen uns auf engagierte Menschen, die

Anfragen zu Kindergartenplätzen professionell bearbeiten und die dazugehörigen Daten pflegen.
Betreuungsverträge erstellen und verwalten.
unsere Datenbanken zu Kindern, Familien und Projekten aktuell halten und entsprechende Reportings erstellen.
die Koordination von externen Dienstleistern, Lieferanten und Wartungsarbeiten übernehmen.
Flexibilität und Mobilität für Botengänge mitbringen.
Materialbestellungen und organisatorische Abläufe zuverlässig managen.
Post, E-Mails und Telefonanfragen kompetent bearbeiten.
Dokumente und Unternehmensunterlagen verwalten.
für eine vorbereitende Buchhaltung in Abstimmung mit dem Steuerberatungsbüro stehen.
eng mit den Mitgliedern des Management Teams zusammenarbeiten.

Das bringst du mit:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachkraft) oder alternativ Berufserfahrung in der Verwaltung.
Deutschkenntnisse mindestens auf C1 Niveau. Englischkenntnisse wünschenswert.
Sicherer Umgang mit digitalen Medien.
Organisationstalent, Flexibilität und strukturierte Arbeitsweise.
Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
Kommunikationsstärke und Serviceorientierung.
Eigeninitiative und proaktives Denken.

Wir bieten dir ein attraktives Arbeitsumfeld an:

Ein lebendiges, multilinguales und internationales Arbeitsumfeld, das dich mit Offenheit und Begeisterung willkommen heißt – und sich dir sogar hier per Audio ganz persönlich vorstellt!
Transparente Vergütungssystematik, inklusive Job-Ticket.
Attraktive Benefits: Dienstrad-Leasing und Zuschuss zum Urban-Sports-Club.
Bis zu 34 Urlaubstage – zusätzlich sind der 24. und 31. Dezember sowie Rosenmontag bei uns freie Tage.
Finanzielle Unterstützung für Sprachkurse und weitere Fort- und Weiterbildung.
Gestaltungsspielraum, Ruhe und digitale Unterstützung.
Flache Hierarchien und echte Möglichkeiten zur Mitgestaltung.
Sorgfältige Einarbeitung durch die Vorgängerin.

Wir freuen uns über deine Bewerbung! Damit ich dir deine Fragen beantworten kann, ruf mich am besten einfach an! Leonie Schaffrinna, Personalleitung (+49-221-466 830-92).

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Über uns

rainbowtrekkers Kita gGmbH ist ein freier Träger bilingualer Kindertagesstätten in Köln. Wir betreuen 160 Kinder in drei Einrichtungen in englischer und deutscher Sprache im Alter von 1 bis 6 Jahren. Bei rainbowtrekkers haben wir einen sogenannten „eklektischen“ Ansatz, d.h. unser Zugang setzt sich aus verschiedenen pädagogischen Handlungskonzepten aus der ganzen Welt zusammen. Nach diesen Ideen richten wir unsere pädagogische Arbeit aus. Eine respektvolle Haltung der kindlichen Persönlichkeit gegenüber muss der Ausgangspunkt aller Erziehung sein.
Der Regenbogen (rainbow) steht für die Vielfalt der Kinder, die unsere Kitas besuchen. Trekkers kommt vom englischen Wort für Reise (trekking) und deutet an, dass Erziehung ein fließender Prozess ist – eine Reise ins Leben, auf der wir die Kinder in unseren Kitas begleiten.

We are looking for new colleagues to expand our international team:

Starting February/March 2026
at our administrative office in beautiful Cologne-Widdersdorf
Full-time or part-time (minimum 25 hours per week)
Parental leave cover for one year, with the prospect of permanent employment

We are looking for a dedicated and reliable team member who will take on a wide range of administrative and organizational responsibilities. Your key tasks will include:

Handling inquiries about kindergarten placements with professionalism and care, and maintaining the associated data
Preparing and managing childcare contracts
Keeping our databases on children, families, and projects up to date, and producing regular reports
Coordinating external service providers, suppliers, and maintenance work
Supporting day-to-day office operations, including errands and material orders
Managing incoming and outgoing mail, emails, and phone inquiries
Organizing and maintaining company documents and records
Assisting with preparatory accounting in coordination with our tax consultancy
Collaborating closely with the members of our management team

What you should bring with you

Completed commercial or administrative training (e.g. office management, administrative assistant) or, alternatively, relevant professional experience in administration.
German language skills at least at C1 level; English skills are an advantage.
Confident use of digital tools and media.
Strong organizational skills, flexibility, and a structured way of working.
Reliability, accuracy, and a strong sense of responsibility.
Excellent communication skills and a service-oriented mindset.
Initiative and proactive thinking.

We offer you an attractive working environment:

A lively, multilingual, and international work environment that welcomes you with openness and enthusiasm – and even introduces itself to you personally via audio!
Transparent compensation structure, including a public transport ticket (Job-Ticket).
Attractive benefits: company bike leasing and a subsidy for the Urban Sports Club.
Up to 34 days of annual leave – plus additional days off on December 24th, December 31st, and Rose Monday.
Financial support for language courses and further professional development.
Room for creativity, focus, and digital support in your daily work.
Flat hierarchies and genuine opportunities to contribute your own ideas.
Comprehensive onboarding and handover by your predecessor.

We are looking forward to receiving your application! For answering all your questions, just give me a call! Leonie Schaffrinna, Head of HR (+49-221-466 830-92).

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About us

rainbowtrekkers Kita gGmbH is an independent provider of bilingual day care centres in Cologne. We care for 160 children in three facilities in English and German between the ages of 1 and 6. At rainbowtrekkers we have a so-called "eclectic" approach, i.e. our approach is made up of different pedagogical action concepts from all over the world. We base our pedagogical work on these ideas. A respectful attitude towards the child's personality must be the starting point of all education.
The rainbow stands for the diversity of the children who visit our day care centres. Trekkers comes from the English word for journey (trekking) and indicates that education is a flowing process - a journey into life on which we accompany the children in our day care centres.

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Wir freuen uns auf Dich!

Wir freuen uns über Dein Interesse an der rainbowtrekkers Kita gGmbH. Bitte fülle das folgende kurze Formular aus. Solltest Du Schwierigkeiten mit dem Upload Deiner Daten haben, wende Dich gerne per Email an recruitment@rainbowtrekkers.de.